9.5.1. Адресное письмо. Расчет необходимых ресурсов

(Выборы в Государственную Думу, 1999, Москва)

1. Технологические расчеты

В округе примерно 240 тыс. адресов.

Полный цикл работы по адресному письму включает 5 этапов.

1-й этап. Подготовка базы данных к работе.

Трудоемкость, временные и стоимостные затраты по подготовке базы зависят от характера имеющейся базы данных.

При наличии полной электронной базы округа весь адресный массив разбивается на избирательные участки, а внутри участков - по улицам и домам. Это избавит в дальнейшем от сортировки писем.

База в виде отрывных талонов (наказов) и на прочих бумажных носителях при наличии времени тоже подлежит сортировке. Ее массив – примерно 60 тысяч адресов. Если на данном этапе базу отсортировать не удается, сортировка переносится на 4-й технологический этап.

2-й этап. Подготовка текста и тиража письма. Без комментариев.

3-й этап. Заполнение адресных и именных реквизитов, упаковка писем.

Заполнение адресных и именных реквизитов производится в "шапке" обращения (адресного письма) и на конверте.

Способ заполнения – от руки. Расчетная скорость заполнения – 400 адресов в день на человека (при 10-часовом рабочем дне).

Расписка полной электронной базы (240 тыс. адресов) потребует привлечения при сроках:

а) 3 дня (240 000:3:400) – 200 чел.

б) 5 дней (240 000:5:400) – 120 чел.

Для расписки базы по отрывным талонам (примерно 60 тыс. адресов) людей потребуется примерно в четыре раза меньше. Расчетная скорость заполнения реквизитов – 350-370 адресов в день на человека ( при 10-часовом рабочем дне).

Примечание: Если нет людей, которых можно привлечь на полный рабочий день, приведенные нормативы пересчитываются.

Писари работают дома. Они должны быть снабжены ручками с запасными стержнями, картонными коробками и резиновыми жгутиками для упаковки писем в пачки.

Часто требуется автотранспорт для развозки конвертов и тиража агитационного письма писарям и сбора от них отработанного материала.

Необходимо изготовление формализованных бланков, отражающих выдачу адресной базы и конвертов писарям.

4-й этап. Сортировка писем

Сортировка 240 тыс. писем, отработанных по электронной базе, производится писарями при расписке базы. Отработка адресов ведется строго в той последовательности, в которой они приведены в базе. В этой же последовательности пакуются в пачки (примерно по 50 штук) отработанные конверты.

Для сортировки 60 тыс. писем, отработанных по наказам, потребуется 1 день, 4 человека и свободное помещение (зал) от 30 кв. м. Письма раскладываются сначала по улицам (в алфавитном порядке), потом по домам и квартирам и упаковываются в картонные коробки.

5-й этап. Разноска писем по почтовым ящикам.

При работе агитаторов по участковой системе для доставки 240 тысяч писем потребуется максимум 3 дня: день на доставку агитаторам и 2 дня - собственно на разноску по адресам. Для разноски 60 тысяч писем, отработанных по наказам, уйдет всего на полдня меньше, т.к. охват территории – тот же.

При найме работников с почтовыми функциями придерживаемся следующих нормативов:

Расчетная скорость разноски на одного человека:

- по частному сектору – 700 адресов в день,

- в домах до 5 этажей – 2500 адресов в день,

- в домах от 6 этажей – 4000 адресов в день.

Доставку писем в районы разноски обеспечивает штабной транспорт.

2. Основные пункты сметы полной отработки адресного письма

(при ручном заполнении реквизитов письма)

1. Приобретение адресной базы.

2. Компьютерная распечатка адресной базы.

3. Составление текста и компьютерная верстка письма.

4. Изготовление адресного письма форматом А-4 тиражом 240 тыс. (тираж заказывать на 2 % больше расчетного) – по статье «Полиграфия».

5. Приобретение 245 000 конвертов (на 2 % больше расчетного).

6. Приобретение ручек с запасными стержнями из расчета 1 стержень на 300 адресов (на 20% больше расчетного).

7. Оплата писарей.

8. Оплата за разноску писем.

9. Транспортные расходы (доставка конвертов, тиража, развозка заготовок по бригадирам).

10. Орггруппа (50% от суммы оплаты писарей и почтальонов).